Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal hafızasını geleceğe güvenle taşımak amacıyla fiziki arşivini dijital ortama dönüştürme çalışmalarına hız verdi. Genel Sekreter Yardımcısı Ahmet Ata Temiz ile Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanı Funda Arslan, bu önemli süreçte gerçekleşen çalışmaları yerinde inceleyerek bilgi aldı.
Modern şehircilik anlayışına uygun olarak, Manisa Büyükşehir Belediyesi, kurumsal belgelerini dijital ortama aktarma hedefiyle kapsamlı bir dijital dönüşüm süreci yürütüyor. Bu projeyle birlikte, vatandaşlara daha hızlı, şeffaf ve etkin hizmet sunmayı amaçlayan Büyükşehir Belediyesi, fiziki arşivindeki binlerce resmi evrakı Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne entegre etme çalışmalarını sürdürüyor. Projenin, belediyenin hizmet kalitesini artırmanın yanı sıra kurumsal hafızanın güvenli bir şekilde korunmasına önemli katkılar sağlayacağı ifade ediliyor.
Belgeler aşama aşama kayıt altına alınıyor
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) ve Arşiv Şube Müdürlüğü tarafından yürütülen projede, uluslararası standartlara uygun çalışmalar gerçekleştiriliyor. Altı temel aşamadan oluşan dijital arşiv aktarım sürecinin ilk adımında, uzman ekipler tarafından fiziki ayrıştırma ve temizlik işlemleri yapılan belgeler, yüksek çözünürlüklü tarayıcılarla sayısallaştırılıyor. Ardından, OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi kullanılarak belgelerin içerikleri dijital ortamda aranabilir hale getiriliyor. İndeksleme aşamasında belgeler; tarih, sayı ve konu gibi bilgilerle kimliklendirilirken, kalite kontrol süreçlerinden geçen belgeler hatasız bir şekilde Elektronik Arşiv Yönetim Sistemi’ne entegre ediliyor. Sürecin son aşamasında ise dijital veriler, gelişmiş şifreleme yöntemleriyle belediyenin güvenli sunucularında yedeklenerek koruma altına alınıyor.
Hem hizmet kalitesi artıyor hem doğa korunuyor
Dijital dönüşüm projesi sayesinde bürokratik işlemler hız kazanırken, vatandaşların resmi taleplerine daha kısa sürede yanıt verilmesi hedefleniyor. Fiziksel arşiv alanı ihtiyacını azaltan bu çalışma, kağıt kullanımını da önemli ölçüde düşürerek çevre dostu bir belediyecilik anlayışına katkı sağlıyor.
Manisa Büyükşehir Belediyesi, teknolojiyi kamu hizmetleriyle buluşturma yatırımlarıyla hem kurumsal hafızasını güvence altına alıyor hem de geleceğin akıllı şehir altyapısını bugünden inşa etmeye devam ediyor.
